Amazon-Rechnungen automatisiert in Seller Central hochladen
Amazon-Kunden dürfen sich endlich über eine lang überfällige Neuerung freuen: Sie erhalten ab sofort die Rechnungen und Stornorechnungen ihrer Käufe zum Herunterladen direkt in ihrem Nutzerkonto. Der Erhalt von losen Rechnungen per E-Mail gehört damit für immer der Vergangenheit an. Alles wird einfacher und übersichtlicher.
Zeitgleich bedeutet diese Neuerung für Amazon-Marketplace-Händler, dass Veränderungen in der administrativen Abwicklung anstehen. Es gilt herauszufinden, wie man ab sofort Rechnungen und Stornorechnungen am einfachsten bzw. am schnellsten in sein Seller Central hoch lädt, damit sie den Kunden möglichst zeitnah zur Verfügung stehen.
Je nachdem, auf welcher Grundlage man Rechnungen erstellt und welches Rechnungstool dabei genutzt wird, kann der Vorgang des Hochladens viele oder wenige manuelle Eingriffe erfordern und sich somit mehr oder weniger zeit- bzw. kostenintensiv gestalten. An dieser Stelle sei gesagt, dass dieser Artikel nicht Verfechtern der harten und zeitaufwendigen manuellen Arbeit gewidmet ist und auch nicht jenen, die auf Analysen aller denkbaren Optionen stehen. Es soll vielmehr die objektiv flexibelste, vollständigste, maximal automatisierte und - wenn man Arbeitszeit auch monetär betrachtet - kostengünstigste Lösung aufgezeigt werden, die derzeit technisch möglich ist. Sprich: Der Königsweg.
Bei einem vermeintlichen Königsweg (bezogen auf das Thema dieses Artikels) gilt als unbedingtes Muss, dass die Software-Lösung sowohl den Umsatzsteuer-Berechnungsservice als auch ein alternatives Rechnungstool unterstützt, sowie in der Lage ist, Commingling VAT (das Programm für vermischten Lagerbestand von Amazon) im Datenverarbeitungsprozess zu berücksichtigen. Desweiteren sollten (bei Nutzung des Umsatzsteuer-Berechnungsservices) sämtliche B2B-Rechnungen von innergemeinschaftlichen Verkäufen - bevor sie überhaupt in das Seller Central hochgeladen werden - einer qualifizierten Nachprüfung der Umsatzsteuer- ID-Nummer unterzogen werden. Und - wenn schon, denn schon - von einer Königsweg-Software darf auch erwartet werden, dass - neben dem Erstellen und Hochladen der Rechnungen und Stornorechnungen - auch alle weiteren daraus resultierenden Dokumente und Datensätze für USt.-Meldungen, Warenverbringungs-Meldungen und Finanzbuchhaltung automatisiert erstellt werden.
Um es kurz zu machen:
Gegenwärtig ist Amainvoice die einzige Softwarelösung für den Amazon-Handel, die das vollständig automatisierte Hochladen von Rechnungen und Stornorechnungen beider Rechnungsgenerierungs-Methoden (Umsatzsteuer-Berechnungsservice versus alternatives Rechnungstool) gewährleistet, Commingling VAT unterstützt, zugleich bei innergemeinschaftlichen B2B-Verkäufen eine qualifizierte Nachprüfung der Umsatzsteuer-ID-Nummer vornimmt und darüber hinaus die gesamte administrativ erforderliche Datenweiterverarbeitung* (bis zum Punkt an dem der Steuerberater übernimmt) automatisiert erledigt.
* Im Bereich der Datenweiterverarbeitung von Rechnungen und Stornorechnungen generiert Amainvoice die detaillierte Amazon’sche Auszahlungsabrechnung samt Ersatzbelegen, VAT-Umsatzlisten, Zustellnachweise, Meldelisten für die ZM, Intrastat und SAF-T, Pro-forma-Rechnungen für die Warenverbringungen, Versandbestätigungen und Versandetiketten für FBM und das Rechnungsausgangsbuch sowie differenzierte Buchungsstapel für die Übergabe an die DATEV-Schnittstelle.
Die Amainvoice-Lösung in Detail und Praxis
Zurück zum Hochladen von Rechnungen in Amazon Seller Central. Amainvoice bietet - wie gesagt - neben den genannten Extras zwei vollständig automatisierte Optionen zum Hochladen von Rechnungen und Stornorechnungen in das Seller Central an. Option (1) für Händler, die den Umsatzsteuer-Berechnungsservice nutzen, weil sie z.B. Amazon Business nutzen möchten und Option (2) für Händler, die Amazon Business nicht nutzen und somit ihre Rechnungen auch weiterhin mit dem Amainvoice-Rechnungsstool generieren können.
Für Letztere (Option 2), also für Nutzer des Amainvoice-eigenen Rechnungstools, ist das Hochladen der Rechnungen lediglich unter Einstellungen/Rechnungsupload in Amainvoice zu aktivieren. Alles Weitere führt die Software selbstständig durch, inklusive der Bereitstellung der rechtlichen Hinweise und der AGBs, getrennt für FBA und FBM. Mit dieser Aktivierung werden Rechnungen und Stornorechnungen nicht mehr per E-Mail versandt, sondern nur noch via API automatisiert in das Seller Central hochgeladen.
Für Händler, die den Umsatzsteuer-Berechnungsservice (Option 1), also auch die Vorteile von Amazon Business nutzen möchten, ist es zunächst erforderlich, sich im Seller Central für diesen Service anzumelden. Bei der Anmeldung stehen dabei zwei Optionen bzgl. der Rechnungsgenerierung zur Auswahl: (I) “Ich möchte, dass Amazon USt.-Rechnungen automatisch erstellt” und (II) “Ich werde meine eigenen USt.-Rechnungen hochladen”.
Obwohl Option I im Seller Central Anmeldeformular als “empfohlen” markiert ist, empfehlen wir diese nicht zu nutzen, da sie zahlreiche manuelle Eingriffe erfordert, die Rechnungen nur mit großer Zeitverschiebung (für die Käufer) zugänglich macht und auch bzgl. des Rechnungsformates zahlreiche Limitierungen aufweist.
Stattdessen empfehlen wir die Wahl zu Option II (“ Ich werde meine eigenen USt.-Rechnungen hochladen”) in Verbindung mit Amainvoice.
Bei dieser Option generiert Amainvoice die Rechnungen und Stornorechnungen basierend auf dem Algorithmus des Umsatzsteuer-Berechnungsservices und führt bei B2B-Verkäufen auch die, oben bereits erwähnte, qualifizierte Nachprüfung der Umsatzsteuer-ID-Nummer durch. Zudem werden dem Rechnungsformat noch Firmenlogo und verschiedene rechtlich erforderliche Zusatzinformationen hinzugefügt. Die so erstellten Rechnungen und Stornorechnungen werden danach automatisiert via API in Seller Central hochgeladen und entsprechend den jeweiligen Käufern zeitnah zum Herunterladen bereitgestellt.
Sobald diese Option einmal in Amainvoice eingerichtet ist, sind in Bezug auf Rechnungen und Stornorechnungen keine weiteren manuellen Eingriffe mehr seitens des Händlers erforderlich.
Fazit:
Amainvoice unterstützt das automatisierte Hochladen von Rechnungen und Stornorechnungen in das Amazon Seller Central unabhängig davon, ob die Rechnungsgenerierung auf Basis des Umsatzsteuer-Berechnungsservices (Bestimmungslandprinzip) oder des Amainvoice-eigenen Rechnungstools (Lagerland/Lieferschwellenregulierung) erfolgt. Innergemeinschaftliche B2B-Rechnungen werden außerdem einer qualifizierten Nachprüfung der Umsatzsteuer-ID-Nummer unterzogen. Unter Einbeziehung von Commingling VAT werden die Rechnungen steuerberaterkonform für alle administrativen Notwendigkeiten (Umsatzsteuer-Meldungen, Warenverbringung, Finanzbuchhaltung) übergeben. Zur Aktivierung des automatischen Hochladens sind lediglich einmalige manuelle Einstellungen in Seller Central und in Amainvoice erforderlich. Alles weitere erledigt die Software vollständig automatisiert. Trotz dieser neuen Features bleibt preislich alles wie gehabt.
Für die Einrichtung der verschiedenen Konfigurationen (v.a. für Option II des Umsatzsteuer-Berechnungsservices) kontaktieren Sie bitte das Amainvoice-Support-Team. Rufen Sie an unter +49 8304 999900–0.
PS: Amainvoice im Amazon-Marketplace-AppStore
Nicht nur aber auch wegen oben genannter neuer Features, ist Amainvoice seit September 2019 im offiziellen “Amazon Marketplace-AppStore” (finden Sie in Amazon Seller Central) als geprüfte und zertifizierte App in der Kategorie “Steuern & Buchhaltung” gelistet. Um diesen Status zu erreichen, waren umfangreiche Prüfungen hinsichtlich Datenschutz, Datensicherheit, Datenverarbeitung und Compliance zu bestehen.
Es ist für die gesamte professionelle Amazon-Community erfreulich, dass Amazon mit diesem App-Store eine Plattform geschaffen hat, die durch sehr hohe Qualitätsstandards bei der Listung eine seriöse Orientierungshilfe für Amazon Marketplace-Händler bei der Auswahl ihrer Software-Lösungen bietet.
